Was ist ein Gatekeeper?
Gatekeeper sind die Personen, die den Zugang zu Entscheidern kontrollieren: Assistenzen, Sekretariate, Empfang oder Junior-Mitarbeiter. Ihre Aufgabe ist es, den Chef vor unwichtigen Anrufen zu schützen.
Die Realität: Gatekeeper sind nicht Ihr Feind – sie können Ihr größter Verbündeter werden.Warum Gatekeeper wichtig sind
Die Macht der Assistenz
- Sie kennen den Kalender des Chefs
- Sie wissen, wer wirklich wichtig ist
- Sie können Ihnen wertvolle Informationen geben
- Eine Empfehlung vom Gatekeeper öffnet Türen
Der größte Fehler
Niemals den Gatekeeper "umgehen" wollen. Sie merken das sofort und werden zum Hindernis statt zum Helfer.Die 5 besten Techniken
Technik 1: Der Verbündete
Behandeln Sie den Gatekeeper wie einen Kollegen, nicht wie ein Hindernis.
Formulierung:"Guten Tag, hier ist [Name] von [Firma]. Ich hoffe, Sie können mir helfen. Ich würde gerne mit Herrn/Frau [Entscheider] über [Thema] sprechen. Wann wäre der beste Zeitpunkt, um ihn/sie zu erreichen?"Warum es funktioniert:
- Sie zeigen Respekt
- Sie bitten um Hilfe (Menschen helfen gerne)
- Sie fragen nach dem WANN, nicht ob
Technik 2: Der Informierte
Zeigen Sie, dass Sie sich vorbereitet haben und wissen, mit wem Sie sprechen möchten.
Formulierung:"Guten Tag, ich würde gerne mit Herrn Schmidt sprechen – er ist ja für [spezifischer Bereich] zuständig. Es geht um [relevantes Thema für diesen Bereich]."Warum es funktioniert:
- Sie wirken professionell
- Sie kennen die Zuständigkeiten
- Das Thema klingt relevant
Technik 3: Der Rückrufer
Tun Sie so, als würden Sie einen Rückruf erwarten.
Formulierung:"Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich hatte letzte Woche mit Herrn Schmidt Kontakt und wollte kurz nachhaken. Ist er erreichbar?"Wichtig: Nur verwenden, wenn es einen vorherigen Kontakt gab (E-Mail, LinkedIn, etc.)
Technik 4: Die Empfehlung
Nutzen Sie interne Empfehlungen.
Formulierung:"Guten Tag, Herr Müller aus der IT-Abteilung hat mir empfohlen, mich an Frau Schmidt zu wenden. Er meinte, sie sei die richtige Ansprechpartnerin für [Thema]."Warum es funktioniert:
- Interne Empfehlungen haben Gewicht
- Sie sind kein "kalter" Anrufer mehr
Technik 5: Der Direkte
Manchmal ist Direktheit der beste Ansatz.
Formulierung:"Guten Tag, ich weiß, Ihre Zeit ist wertvoll. Ich habe eine konkrete Idee, wie wir [Firma] helfen können, [spezifisches Problem] zu lösen. Dafür brauche ich 5 Minuten mit Herrn Schmidt. Können Sie mich durchstellen?"
Häufige Gatekeeper-Sätze und Antworten
"Um was geht es?"
Antwort:"Es geht um [spezifisches Thema], das für Ihre [Abteilung/Branche] relevant ist. Herr Schmidt wird wissen, worum es geht."
"Er ist im Meeting"
Antwort:"Verstehe. Wann wäre ein guter Zeitpunkt, um ihn zu erreichen? Oder soll ich später nochmal anrufen?"
"Schicken Sie eine E-Mail"
Antwort:"Gerne. An welche Adresse? Und darf ich fragen, wann ich nachfassen kann, um sicherzugehen, dass sie angekommen ist?"
"Wir haben kein Interesse"
Antwort:"Ich verstehe. Darf ich fragen – entscheiden Sie das, oder soll ich besser mit Herrn Schmidt direkt sprechen?"
"Rufen Sie nie wieder an"
Antwort:"Ich entschuldige mich, wenn ich gestört habe. Darf ich fragen, was der Grund ist? Vielleicht kann ich helfen."
Die richtige Einstellung
Do's
- Freundlich und respektvoll sein
- Den Namen des Gatekeepers fragen und merken
- Dankbarkeit zeigen
- Professionell bleiben, auch bei Ablehnung
- Morgens anrufen (Gatekeeper oft noch nicht da)
Don'ts
- Arrogant oder herablassend sein
- Lügen oder manipulieren
- Den Gatekeeper ignorieren
- Aufgeben nach dem ersten "Nein"
- Unhöflich werden
Timing-Tricks
Direktwahl finden
- LinkedIn Profile checken
- Firmen-Telefonverzeichnisse
- Durchwahllogik testen (oft +1, +2)
Zeiten ohne Gatekeeper
- Vor 8:00 oder nach 17:30
- Während Mittagspausen
- Freitagnachmittag
Fazit
Gatekeeper sind Profis – behandeln Sie sie als solche. Mit Respekt, Vorbereitung und den richtigen Techniken werden sie vom Hindernis zum Türöffner.
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