Das Voicemail-Dilemma
Sie rufen an, niemand geht ran, die Mailbox springt an. Was nun?
Die meisten Vertriebler: Auflegen und später nochmal versuchen. Die Profis: Eine strategische Voicemail hinterlassen.Richtig gemacht, können Voicemails Ihre Rückrufquote verdoppeln.
Die Psychologie erfolgreicher Voicemails
Warum Menschen zurückrufen
Warum Menschen NICHT zurückrufen
- Zu lang (niemand hört 60-Sekunden-Monologe)
- Zu verkäuferisch (offensichtlicher Pitch)
- Zu vage (kein klarer Grund)
- Schlechte Audioqualität (Hintergrundrauschen)
Die perfekte Voicemail-Struktur
Die 20-Sekunden-Regel
Ihre Voicemail sollte maximal 20-30 Sekunden dauern. Hier die Struktur:
1. Name & Firma (3 Sekunden)"Hallo [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]."2. Grund & Relevanz (10 Sekunden)
"Ich rufe an, weil [konkreter Grund mit Bezug zu deren Situation]."3. Call-to-Action (5 Sekunden)
"Rufen Sie mich zurück unter [Nummer], ich wiederhole: [Nummer]."4. Abschluss (2 Sekunden)
"Vielen Dank, bis bald."
5 Voicemail-Templates die funktionieren
Template 1: Der Neugier-Wecker
"Hallo Herr Schmidt, hier ist Anna Meier von ABC GmbH. Ich habe eine Idee, wie Sie [spezifisches Problem] lösen können – und ich glaube, das interessiert Sie. Rufen Sie mich an unter 0123-456789. Das ist 0123-456789. Bis bald!"Warum es funktioniert: Weckt Neugier, ohne zu viel zu verraten.
Template 2: Der Referenz-Hebel
"Hallo Frau Müller, [Name] von [Firma]. [Gemeinsamer Kontakt] meinte, ich soll Sie anrufen – es geht um [Thema]. Erreichen Sie mich unter 0123-456789. Freue mich auf Ihren Rückruf!"Warum es funktioniert: Soziale Bewährtheit durch Empfehlung.
Template 3: Der Konkurrenz-Trigger
"Hallo Herr Weber, [Name] von [Firma]. Ich habe gerade mit [Unternehmen aus gleicher Branche] gesprochen – die haben [Ergebnis] erreicht. Ich denke, das wäre auch für Sie interessant. Meine Nummer: 0123-456789."Warum es funktioniert: Niemand will der Konkurrenz hinterherhinken.
Template 4: Der Zeitdruck
"Hallo Frau Fischer, [Name] von [Firma]. Kurze Frage: Wir haben diese Woche noch [Angebot/Kapazität] – wäre das für Sie relevant? Kurzer Rückruf an 0123-456789 würde mir helfen. Danke!"Warum es funktioniert: Zeitliche Begrenzung erhöht Handlungsdruck.
Template 5: Der Mehrwert-Geber
"Hallo Herr Koch, [Name] von [Firma]. Ich habe eine [Studie/Ressource] zu [relevantes Thema], die ich Ihnen gerne schicken würde. Kurzer Rückruf an 0123-456789, dann maile ich sie Ihnen. Bis bald!"Warum es funktioniert: Bietet etwas Wertvolles ohne Gegenleistung.
Häufige Fehler vermeiden
1. Zu viel Information
Falsch:"Ich rufe an, weil wir ein Softwareunternehmen sind, das seit 15 Jahren am Markt ist und Lösungen für mittelständische Unternehmen anbietet, speziell im Bereich Vertriebsautomatisierung..."Richtig:
"Ich habe eine Idee, wie Sie mehr Termine bekommen können."
2. Kein klarer CTA
Falsch:"Sie können mich erreichen oder eine E-Mail schicken oder..."Richtig:
"Rufen Sie zurück unter 0123-456789. Das ist 0123-456789."
3. Nummer nur einmal nennen
Immer zweimal sagen! Menschen greifen nicht sofort zum Stift.
4. Monotone Stimme
Klingen Sie energisch und freundlich – nicht wie ein Roboter.
Voicemail-Strategie
Die Sequenz
| Versuch | Aktion | Voicemail? |
| 1 | Anruf | Nein |
| 2 | Anruf (anderer Tag) | Ja (Template 1) |
| 3 | - | |
| 4 | Anruf | Nein |
| 5 | Anruf | Ja (Template 2) |
Timing
- Morgens zwischen 8-9 Uhr
- Spätnachmittags zwischen 17-18 Uhr
- Voicemails werden oft am Abend abgehört
Technische Tipps
Audio-Qualität
- Ruhige Umgebung
- Headset mit gutem Mikrofon
- Nicht zu nah am Mikrofon
Vor dem Sprechen
- Notizen vorbereiten
- Nummer griffbereit
- Einmal tief durchatmen
Fazit
Eine gute Voicemail ist keine Zeitverschwendung – sie ist eine strategische Chance. 20 Sekunden, die den Unterschied machen können zwischen "nie gehört" und "interessanter Rückruf".
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